Wat is het probleem?

Uitgelicht

PROBLEEM – Herken je als ondernemer dat je pas succesvol kunt zijn als je een probleem weet op te lossen voor een klant? Hoe sneller je het probleem (vakkundig) voor de klant oplost, hoe meer geld je daarvoor kunt vragen.

Wat nu als je als ondernemer een dienst aanbiedt die niet direct het probleem oplost, maar deze voorkomt of kan voorkomen? Dan staat de klant daar niet direct voor open, tenzij het niets of nauwelijks iets kost. Of toch wel?

Een voorbeeld: veel zzp’ers of zelfstandig professionals werken hard en maken vele uren. Daarmee kunnen ze in hun levensonderhoud voorzien en werken ze aan hun expertstatus. Dan gaan ze (coaches en trainers) op een keer op zondag lekker sporten en van het ene op het andere moment breken ze door een abrupte actie hun been. Enfin, zeker zes weken uit de running….

Omdat de arbeidsongeschiktheidsverzekeringspremie (mooi woord voor galgje) te hoog is, hebben ze die niet afgesloten. Ze krijgen zo gedurende die periode geen inkomsten. Ja, natuurlijk is een deel vanuit thuis te doen. Echter het leeuwendeel dient (als coach/ trainer) op locatie plaats te vinden. Dat brengt immers het geld in het laadje. ‘Had ik maar’, hoor je dan die ondernemer verzuchten. Veel zp’ers hebben geen financiële of geen grote financiële buffer om deze klap op te vangen. Is dat een risico dat bij het ondernemen hoort? Tot hoever ga je dan in het nemen van risico’s?

OPLOSSING – Continuïteitsplanning geeft daarin inzicht. Het geeft de mogelijkheid om als zich een continuïteitsprobleem (risico) voordoet dit adequaat het hoofd te bieden. Een voorwaarde is wel dat je, voordat het probleem zich voordoet, er over nagedacht hebt oftewel een scenario hebt gemaakt. Wat als….?

Dus als we teruggaan naar het voorbeeld. Wat kun je doen om de financiële impact van de uitval te verkleinen? Zorg dat één van je eerdere trainingen is opgenomen. Stel deze dan vervolgens via mail of een via en abonnementensite (tegen een vergoeding) beschikbaar. Deze mogelijkheid kan je ook nog eens passief inkomen opleveren, doordat je het ook aan anderen dan de getroffen cursisten kunt aanbieden.

Je kunt ook afspraken maken met een concullega dat hij of zij de training overneemt en jullie daarin een financiële verdeling overeenkomen. Dit geeft naar de klant toe een teken van professionaliteit, toch?

Legio oplossingen voor legio problemen (ICT, personeel, techniek, etc.). Bedenk dat een calamiteit pas een ramp wordt, als je niet voorbereid bent. Maak voordat het een probleem wordt een strijdplan hoe, wat en wanneer te gaan acteren in geval dat een relevant scenario zich voordoet.

Ondernemers zijn inventief en flexibel. Ze vinden in problemen hun uitdaging. Echter vindt jouw klant dat ook? Die willen toch geen problemen, maar toch ten alle tijden oplossingen?

Welke uitdaging(en) zie jij binnen je bedrijf als jij even of voor langere tijd niet beschikbaar bent? Ik lees graag jouw reactie hieronder .

10 tips om je digitale data veilig te bewaren

DIGITALE DATA – Gisteren zat ik in de tuin en hoorde de overburen praten over een gecrashte harde schijf. Op zich geen groot probleem als je een recente back-up hebt. Dat bleek bij hen niet het geval te zijn. De laatste kopie dateerde van een maand geleden. Foto’s, facturen en andere belangrijke documenten foetsie.

Nu heeft de vrouw des huizes ook een eigen bedrijf en ook de data daarvan stonden op die schijf. Dit verergerde de situatie. Wat nu?

Wat te doen? Tegenwoordig kan men veel in het terughalen van gegevens op een gecrashte harde schijf. Bedrijven hebben daar hun specialiteit van gemaakt. Echter die kosten kunnen in de papieren lopen. Voorkomen blijft altijd beter dan genezen.  Dus het maken van (constante) back-ups is essentieel. Daarnaast is het belangrijk ze te bewaren op een andere plaats dan (dicht) bij jouw originele data. Dus niet ook op een externe harde schijf in je woning of organisatie zelf maar daarbuiten.

De discussie bij de overburen ging verder. ‘Welke mogelijkheden hebben we?’, zo vroegen zij zich af. Ze hadden wel gehoord van dit en dat scheen ook wel te werken. Kortom, ze kwamen er niet zo goed uit. Voor hen en u wellicht een aantal gratis en betaalde tips om uit te kiezen:

Skydrive -7 Gigabyte gratis opslagruimte. Overal bereikbaar, mits internetverbinding.

Google Drive – 5 Gigabyte gratis opslagruimte. Ook hier internet noodzakelijk

iCloud – 5 GB gratis opslagruimte. Dienst van Apple en vooral aan Apple apparatuur geschikt. Kan niet zonder koppeling met internet

Myremotedrive – 512 Gigabyte opslagruimte voor een gering bedrag per maand. Internet is hier ook weer essentieel

Dropbox – 2 GB opslagruimte, met een beperking in het uploaden (300MB per keer). Internet noodzakelijk. Deze applicatie is ook een goed middel om bestanden met elkaar te delen.

Carbonite – Onbeperkte opslag tegen een gering bedrag per jaar. Bestanden staan eerst op eigen PC en vervolgens via internet opgeslagen in de datacenter(s) van Carbonite

Evernote - Opslag van data, maar is met name geschikt om onderhanden zijnde data op verschillende apparaten uit te kunnen wisselen, bijvoorbeeld van je PC naar je Ipad en je telefoon. 1 Gigabyte uploadruimte per maand (via internet) indien pro-account

Box - 5 GB opslagruimte. Engelstalig. Geen desktop-applicatie. Internetverbinding dus noodzakelijk

Microsoft 365 – Biedt niet alleen opslagruimte, maar ook de mogelijkheid om te locatie-onafhankelijk te werken met Microsoft Office producten, zoals Outlook en Word. Het staat dan niet meer op je PC, maar je werkt via internet. Kost rond de 5 euro per maand.

Handmatige back-up – Ouderwets wellicht, maar voor velen nog toereikend. Er is geen internet voor nodig en de vaak gevreesde inbreuk op privacy/veiligheid speelt hier niet. Het wordt namelijk niet op het net geplaatst. Zorg wel voor een dagelijkse back-up en bewaar de externe harde schijf elders (off-site).

Allemaal goede opties en wellicht zijn er voor jou een of meerdere opties van toepassing. Welke kies jij en waarom? Als je andere (nog betere en/of goedkopere) weet, laat het me in een reactie weten.

 

Plots gebeurde het!

STORYTELLING – Is een machtig instrument om jouw boodschap over te brengen. Door daarbij ook gebruik te maken van beelden zorg je ervoor dat de toehoorders en/of lezers worden meegenomen in een verhaal. Jouw verhaal. Het wordt echt, ze kunnen het voor zich zien, gaan er over nadenken…

Met zo’n verhaal kunnen mensen in actie worden gebracht. Dit doe ik ook wanneer ik een scenario schrijf voor een crisisoefening. Met name het ‘wat als-scenario’ (What-if) komt daarin naar voren. Dit scenario moet zo worden geschreven dat de deelnemers aan de oefening zich erin kunnen herkennen en zich er zo bij betrokken voelen.

Hierbij put ik verhaallijnen uit waar gebeurd onheil in relatie tot organisaties vooral binnen Nederland. Vaak hoef ik daar niet lang naar te zoeken: Vodafone (brand, uitval stroom), staking schoonmakers (uitval leverancier van schoonmaakdiensten),
Post NL (door reorganisatie leverantie-afspraken niet meer na kunnen komen),
de zorg (gebrek aan menskracht), enzovoort, enzovoort. En als ik dan een script heb geschreven, dan blijkt de praktijk soms nog erger uit te pakken dan beschreven.

Een voorbeeld: voor een zorginstelling creëerde ik het gegeven dat de liften voor langere tijd uit zouden vallen als gevolg van onderhoudswerkzaamheden. In zo’n werkomgeving is dat erg lastig, omdat er veel met bedden gereden moet worden naar de diverse verdiepingen in het gebouw. Het kost zo veel inspanning om de patiënten te verplaatsen, zowel in tijd als in mankracht. Van de instelling kreeg ik terug dat dát niet zou kunnen gebeuren! Alles was immers goed geregeld in huis én met de leverancier.
Ik kwam drie dagen later in de zorginstelling en wat was er gebeurd? Precies, ALLE liften lagen er voor langere tijd uit!

Crisisoefeningen gaan altijd over zaken die niet of minder goed voor te stellen zijn. Gelukkig maar, want we willen zo min mogelijk crisis. Toch? Alhoewel… aan ontwikkeling gaat vaak een crisis vooraf. Iets wat je eerst niet zag, zie je (logischerwijs)na bijvoorbeeld een crisis/calamiteit wel. Nu hoeven we natuurlijk niet alle crises zelf mee te maken, maar we kunnen er wel van leren.
Daarom kijk ik veel disastermovies of twitter ik over calamiteiten. Wat hebben ze gedaan om uit de crisis te komen? Dat kan alleen maar veerkracht opleveren. Gebleken is dat organisaties die eerder hebben nagedacht hebben over bijvoorbeeld continuïteitscenario’s dat die een overlevingspercentage hebben van 80%. Ook particulieren kunnen hun zelfredzaamheid vergroten door hier al over na te denken en dit niet aan andere partijen, zoals de overheid over te laten.

Het is essentieel de story, het scenario op een pakkende manier over te brengen. Vooral een vleugje humor doet wonderen. Zie het volgende filmpje. Ik kon er hartelijk om lachen en begreep direct wat ze er mee wilde zeggen…

Wil jij me jouw story, anekdote, film of quote sturen die voor je werkt(e)?
Zie graag je reactie hieronder :)

FF Vodafone bellen….

FF Vodafone bellen…. Helaas! Ze bleken niet bereikbaar door een brand in hun Rotterdamse pand en met hun vele klanten. De dienst lag er een groot deel van de dag uit. Zo’n cruciale dienst en dan geen (snelle) alternatieven?

Volgens een oud-medewerker bevindt zich in het pand zich een belangrijk knooppunt voor het telefoonverkeer van de provider. “Veertig procent van het netwerk van Vodafone op de locatie beheerd. Het is een extreme ramp voor Vodafone als zulke locaties afbranden. Een noodvoorziening is niet of nauwelijks op te zetten voor zo’n locatie”, aldus de medewerker.

Geen prettig beeld voor de afhankelijke particulieren en nog minder voor de afhankelijke (non-) profitorganisaties. Op Twitter zie ik vele berichtjes langskomen over het ongemak, dan wel (kleine) crises die hierdoor worden veroorzaakt. Kwart van de aansluitingen in NL heeft er last van, waaronder het KNMI. Verder lezen

Wat The Slight Edge voor je kan doen

The Slight Edge Principle (vrij vertaald: de lichte rand) is een gedetailleerd systeem dat je laat zien hoe consistente inspanning een verschil kan maken in je leven.

The Slight Edge Principle kent verschillende definities. Zo is er een die zegt: ’Simpele acties, dagelijks herhaald over een langere periode leiden tot grootse resultaten’.
Als je constant iets meer doet dan anderen, dan zal je ook voortdurend meer hebben dan anderen.

Een ander die zegt: ‘Kleine veranderingen na verloop van tijd een groot verschil’. Met andere woorden, kleine acties of iets meer inspanning kunnen een groot verschil maken en tot aanzienlijke resultaten leiden in je leven.

Als je bijvoorbeeld elke dag tien pagina’s uit een boek leest, dan lees je een boek per maand uit en zo twaalf per jaar. Reken is wat dat kan doen voor het bijhouden van je kennis binnen jouw expertise!

Ook op continuïteitsplanning is The Slight Edge van toepassing. Als je bij elke verandering in je (werk) proces kijkt wat dat doet voor de continuïteit van dat proces, danwel je bedrijf, dan kun je veel geld besparen. Het is een manier van denken:
‘Wat als…’?

Op het eerste gezicht lijken kleine zaken niet relevant (dagelijks een back-up maken), maar later kunnen ze een enorme impact hebben op je bedrijfsvoering. Door dit dagelijks te doen, ben je niet meer afhankelijk van die ene harde schijf. Mocht die crashen, dan kun je vrij snel weer door met de back-up zonder grote kosten te hoeven te maken. Life can be simple….

The Slight Edge is een boek dat is geschreven door Jeff Olson en hij verklaart het geheim van een succesvol leven. Ik vond een youtubefilmpje hierover en het duurt iets meer dan 8 minuten, maar het is een interessant gegeven (zie onderaan deze blog).

Je kunt het echt…. de continuïteit van je bedrijf waarborgen…..
Word niet de “Darn I wish, I had”, maar de “Gee, Glad I did”!

Met welk type voel je je het meest verwant? Ik lees graag je reactie.

Tip: download jouw gegevens van Facebook (archief)

Facebook-archief

Jouw Facebook-archief bevat gevoelige informatie, zoals je foto’s, profielgegevens en berichtjes op het prikbord. Deze kun je downloaden en kan daarmee als een soort back-up dienen. Je weet ook gelijk wat Facebook van jou heeft en weet….

Procedure:

  • Klik op het pijltje op de startbalk (naast Startpagina)
  • Ga naar Accountinstellingen
  • Zie de link ‘Een kopie downloaden van je Facebook-gegevens’
  • Lees de opmerkelijke waarschuwing en bepaal wat dat voor jou betekent: ‘Let op: bescherm je archief. Je Faceboek-archief bevat gevoelige informatie zoals je privéprikbordberichten, foto’s en profielinformatie. Denk daaraan voordat je je archief opslaat, verstuurt of uploadt naar een andere site of service’.
    Dit zijn dus de gegevens die Facebook allemaal van je heeft.
Facebook data van jou

Download het archief dat Facebook van jouw gegevens heeft

Archief samengesteld

Na meer dan een uur na het starten van ‘Begin mijn archief’ (opslag van foto’s, video’s, profielgegevens, prikbordberichten, vriendenlijst, notities, je reacties op evenementen en berichten en je verzonden/ontvangen berichten) ontvang je een mail met een downloadlink (als een ZIP-bestand van 3 MB).

Je dient nog wel een keer je wachtwoord in te voeren, ter bevestiging van de download en te verifiëren dat het de data ook werkelijk van jou zijn. Wederom verschijnt de waarschuwing.

Momentopname is klaar

Het is een momentopname, maar de gegevens staan allen in de bewuste file. Dus mocht Facebook weer een keer langer uitvallen, dan heb je in ieder geval de data nog!

Ga je nu gelijk een download van je archief maken?

Ik hoop dat je dit waardevolle info vindt en laat me hieronder even weten of je nu een back-up gaat maken. Wat vind je van de waarschuwing van Facebook?

Pijn-plezier-principe

Continuïteitsplanning is nu niet het meest sexy onderwerp dat iemand zich kan voorstellen. En dat is nog een understatement! Toch is het wel de uitgelezen mogelijkheid om een bedrijf (zzp tot multinational) veerkrachtig en weerbaar te maken/houden.

Zouden we dan een andere naam voor Continuïteitsplanning moeten verzinnen, waardoor men er direct mee aan de slag gaat? Moeten we er dan een marketing-campagne tegenaan gooien, waardoor de ‘need’ om een plan te hebben duidelijk(er) wordt en het bedrijf(je) deze gaat opstellen, implementeren en borgen?

Ik volg op ‘OMDENKEN’ op Twitter. ’OMDENKEN‘ is volgens bedenker Berthold Gunster de (denk) techniek om problemen te transformeren in mogelijkheden.
Het tegenovergestelde daarvan is ‘VASTDENKEN‘, hetgeen betekent zoiets als Ja, maar - denken of denken in risico’s. In mijn beleving wordt er binnen continuïteitsplanning (Business Continuity Management) heel erg vastgedacht.
Mijn uitdaging is dit onderwerp aantrekkelijk(er) te maken voor (non-)profitorganisaties, zodat ze hiermee aan de slag willen en zullen gaan.

Hierbij kunnen we rekening houden met het ‘pain-plaisure-principe’. Dit las ik in het net gepubliceerde boek Gek op Gaten! van Jos Burgers. Hij geeft aan dat de mens zoveel mogelijk pijn wil vermijden en zoveel mogelijk plezier wil ervaren.
Kunnen we het leuker en hiermee makkelijker maken? Ik denk van wel. Een andere naam doet waarschijnlijk al wonderen. Bijvoorbeeld: allesondercontroleplan, langleefplan, kantegeneenstootjeplan, beterdandeconcurrentieplan of gameplan.

Bliksem is naar - Bliksem is mooi

Pijn-plezier-principe: eerder vermijden dan plezier maken

Willen jullie mij helpen in de zoektocht om een aantrekkelijke naam te vinden, waardoor organisaties van groot tot klein de need gaan voelen om voor zo’n plan te gaan? Als je meer over continuïteitsplannig wilt weten om een sprekende naam te kunnen bedenken, klik dan op continuïteit.

‘I always tried to turn every disaster into an opportunity’ (John D. Rockefeller)

Graag zie ik hieronder jouw ‘omdenkingen`. Dank je wel voor het ‘MEEDENKEN‘.

 

Continuïteit en Zichtbaarheid

Dat zijn termen waar ik warm voor loop. Momenteel zie je dat organisaties door onder andere de financële crisis moeten stoppen, omdat ze het niet meer kunnen bolwerken.
Aan de andere kant zie je dat de social media zo langzamerhand niet meer weg te denken zijn en dat organisaties daar iets mee moeten om zo zichtbaar te worden en te blijven.

Deze onderwerpen kunnen wat mij betreft prima hand in hand gaan.
Hoe kan jouw organisatie overleven bij uitval van mensen, financiële middelen, ICT, faciliteiten, etc? Juist: door een continuïteitsplan (vooraf) te maken, strategie te bepalen, aantal maatregelen te treffen en dit alles te testen/ te oefenen. Zo bouw je veerkracht en weerbaarheid voor je organisatie op. 
Hoe kun je zichtbaar worden in de (sociale) media en je product/dienst promoten, waardoor je bekend wordt en toenemende verkopen realiseert? Juist: door een social media plan te maken, een navenante strategie te bepalen en deze te implementeren en te monitoren. Zo bouw je zichtbaarheid voor je organisatie op.

Plannen maken is niet altijd het leukste werk, zeker niet wanneer er veel onzekere factoren zijn. Toch kun je met het gebruik van scenario’s jezelf en je organisatie op vele situaties voorbereiden en dat maakt het een stuk interessanter en effectiever.
Bijvoorbeeld: Je bent zichtbaar in de media, je product of dienst verkoopt als een speer en dan komt er een bekende cabaretier die kritische opmerkingen in de social media over jouw bedrijf maakt. Wat kun je doen om de impact te verkleinen, dan wel te niet te doen?

Imagoschade voor T-mobile door Youp van 't Hek via Tweet

T-mobile door Youp van 't Hek aangepakt op Twitter

Nieuwe website in 2012

Vanaf heden is de website van CATREAL.COM vernieuwd. Nog niet alles is volledig gestroomlijnd, maar de oude kon echt niet meer!

Ik hoop u nog steeds van dienst te kunnen zijn en aarzel niet om me te contacteren voor advies, opdrachten op het gebied van continuïteitsplanning (BCM) en zichtbaarheid binnen de social media voor u én uw organisatie.

Binnenkort komt CATREAL.COM met nieuwe diensten…..

Zin of onzin bewaren Twitter-berichten

Een tijdje geleden alweer werd bekend gemaakt dat het Library of Congress alle Twitter-berichten bewaart vanaf 2006. Dat betekent dat alle openbare uitlatingen die ooit op Twitter zijn gedaan tot in de eeuwigheid bewaard worden. Dit wordt met name gedaan voor wetenschappelijk onderzoek.

Je kunt je voorstellen dat het eerste Twitterbericht op 21 maart 2006 van Jack Dorsey (mede oprichter van de micro-blogdienst) interessant is en ook uitlatingen van gezaghebbende mensen een goed beeld kunnen geven van wat er in een bepaalde periode heeft gespeeld. Vele wetenschappers probeerden ook de hiërogliefen van vroegere tijden te ontcijferen om te bepalen wat er in die tijd ‘hot’ or not was.

Nu is het zo dat Twitter-berichten van leden die alleen voor volgers schrijven, niet worden gearchiveerd. Hoe jammer is dat? Wil jij dat jouw berichten voor altijd blijven bestaan en bijdragen aan de Twittergeschiedenis? Of zie je het als een tijdelijk iets en als vluchtig.

Wat je ook vindt, er zijn tegenwoordig Twittertools beschikbaar die het mogelijk maken om een archief aan te leggen van jouw tweets. Dit kan met of zonder RT’s. Eén van die tools is Twapperkeeper.com. Op verschillende manieren kun je aangeven hoe jouw tweets dienen te worden gearchiveerd: op hashtag, op persoonsnaam, op zoekwoord, etc. Heel handig.
Zeker toen Twitter problemen met z’n applicatie had en het leek alsof al je tweets verdwenen. Gelukkig meldden ze al snel dat ze niet weg waren. Maar ja, het was wel even schrikken.

Een andere is Tweetbook.in. Met dit tool maak je een E-book (in .pdf) van je tweets en als bonus kun je een back-up in .XML laten maken. Ook hier kun je retweets al dan niet meenemen. Er wordt een leuk frontje bijgedaan en ze leggen (terecht) de copyright bij jou. Je kunt het document met de zoekfunctie doorlopen. Het heeft wel als nadeel dat je niet de Nederlandse tijd van het zenden van je tweets krijgt, maar de Amerikaanse. Nou ja, er zijn ergere dingen. Bijvoorbeeld al je tweets kwijt zijn! Toch?

Moraal van het verhaal is dat als je het zinnig vindt om je tweets (en andere bestanden/  gegevens) te bewaren, maak dan een back-up. Wil je het helemaal goed doen, doe dat dan zeer regelmatig en bewaar deze op een andere locatie dan waar je de brongegevens bewaart. Tuurlijk, het is een open deur en toch gebeurt het (net) te weinig. Continuïteit van gegevens is belangrijk en als je het consequent en zorgvuldig kopieën maakt, dan zullen de gegevens wellicht decennia bereikbaar en leesbaar zijn.

Uit hoeveel berichten het Library of Congress Twitter-archief zal bestaan, is nog niet bekend. Het moet gigantisch veel opslagcapaciteit kosten, vrees ik. Dagelijks komen er 50 miljoen nieuwe tweets bij. Twitter heeft inmiddels meer dan 110 miljoen geregistreerde gebruikers. Elke dag komen er nieuwe 300.000 nieuwe Twitteraars bij. Dat heeft mede-oprichter Biz Stone bekendgemaakt. Volgens Stone trekt de website Twitter.com maandelijks 180 miljoen unieke bezoekers.

Laat in ieder geval jouw berichten (en andere data) niet verloren gaan en maak regelmatig een back-up!